E-Rechnungspflicht ab 2027: Was B2B-Shops und Dienstleister jetzt umstellen müssen

In knapp drei Monaten wird es ernst: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle B2B-Umsätze. Empfangen können musst du E-Rechnungen bereits seit Anfang 2025.

Trotzdem höre ich in Gesprächen mit Händlern und Dienstleistern immer wieder denselben Satz: „Wir schicken doch schon PDFs per Mail.“ Genau das reicht künftig nicht mehr.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern ein strukturierter Datensatz, den Software automatisch auslesen und verarbeiten kann. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate gebräuchlich:

• XRechnung: ein reines XML-Format, ohne für Menschen lesbare Ansicht. Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Menschen sehen eine normale Rechnung, Software liest die Daten aus. Die sehr einfachen Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Norm allerdings nicht.

Eine eingescannte Rechnung, ein Word-Dokument oder ein normales PDF gelten ab der Umstellung nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung im B2B-Verkehr. Das kann im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden – und damit eure Geschäftsbeziehung.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise

Für einen reinen B2C-Shop ändert sich auf der Ausgangsseite also zunächst wenig. Spannend wird es für alle, die auch an Geschäftskunden verkaufen: Großhandel, Hersteller mit Händlerportal, Shops mit B2B-Kundengruppen und natürlich Agenturen und Dienstleister mit monatlicher Abrechnung.

Wo es in der Praxis hakt

Der Shop erzeugt die Rechnung selbst

Viele Shopsysteme oder Rechnungs-Apps erzeugen Rechnungen als PDF direkt aus der Bestellung. Bei Shopify kommen die Rechnungen meist aus einer App, bei Shopware und Magento aus dem System selbst oder aus einem Plugin. Hier musst du prüfen, ob dein Werkzeug ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann – und zwar mit allen Pflichtangaben, sauberen Steuersätzen und korrekter Kundenzuordnung.

Die Rechnung kommt aus dem ERP oder der Buchhaltung

Läuft deine Rechnungsstellung über ein ERP wie JTL-Wawi oder über Buchhaltungssoftware, liegt die Lösung meist dort. Gängige Tools unterstützen die Formate inzwischen. Die eigentliche Arbeit steckt in den Stammdaten: Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern, vollständige Adressen, USt-IdNr. der Kunden und korrekt gepflegte Artikel- und Steuerdaten.

Die Schnittstelle dazwischen

Am häufigsten sehe ich Probleme genau an der Übergabe: Der Shop schickt Bestellungen ans ERP, aber Rabatte, Versandkosten oder abweichende Rechnungsadressen kommen nicht sauber an. In einer PDF fällt das niemandem auf. In einer strukturierten E-Rechnung führt es zu Validierungsfehlern oder falschen Beträgen.

Dein Fahrplan bis Januar

Drei Monate sind knapp, aber machbar, wenn du jetzt startest:

1. Bestandsaufnahme (diese Woche): Wo entstehen bei dir Rechnungen? Shop, ERP, Buchhaltung, manuell? Wie viele davon gehen an Unternehmen?
2. Umsatz prüfen: Lag dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro, gilt die Pflicht für dich schon ab dem 1. Januar 2027. Sonst hast du ein Jahr mehr Zeit – solltest es aber nicht verschenken.
3. Werkzeug festlegen: Entscheide, welches System künftig die E-Rechnung erzeugt. Doppelte Rechnungsstellung aus Shop und ERP ist eine häufige Fehlerquelle.
4. Daten bereinigen: Pflichtfelder für Geschäftskunden im Shop ergänzen, etwa Firmenname, USt-IdNr. und bei Bedarf Bestellreferenz oder Leitweg-ID.
5. Testen und validieren: Erzeuge Testrechnungen und prüfe sie mit einem Validator. Erst wenn die Dateien fehlerfrei durchlaufen, ist die Umstellung wirklich fertig.
6. Archivierung klären: E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden – also als XML, nicht als ausgedruckte Ansicht.

Die Chance hinter der Pflicht

So lästig die Umstellung wirkt: Strukturierte Rechnungen sind die Grundlage für echte Automatisierung. Eingehende E-Rechnungen lassen sich automatisch prüfen, zuordnen und verbuchen. Ausgehende Rechnungen können direkt aus der Bestellung entstehen, ohne dass jemand Daten abtippt. Wer jetzt sauber umstellt, spart später jeden Monat Zeit.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist vor allem ein Daten- und Schnittstellenthema. Wenn Shop, ERP und Buchhaltung sauber zusammenspielen, ist die Umstellung überschaubar. Wenn nicht, zeigt sie gnadenlos, wo es seit Jahren hakt.

Ich unterstütze Händler und Dienstleister dabei, Shop-Systeme, Schnittstellen und Rechnungsprozesse auf die E-Rechnung umzustellen – von der Analyse bis zur fertigen Integration. Schreib mir gern über die Kontaktseite, dann schauen wir gemeinsam auf deinen Prozess.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Für Details zu deinem Unternehmen sprich bitte mit deiner Steuerberatung.